FAQ Gestore
FAQ FATTURAZIONE IP- GESTORI
Importante ai fini della sicurezza: NON UTILIZZARE lo smartpone e l’app di Fatturazione Elettronica sotto la pensilina!
D: COSA OCCORRE FARE PER REGISTRARSI:
1.OCCORRE AVER STAMPATO, FIRMATO, TIMBRATO e CONSEGNATO AL PROPRIO REFERENTE COMMERCIALE IL CONTRATTO COMMERCIALE
2.APRIRE IL TOOL WEB o scaricare l’APP/ACCEDERE A REGISTRAZIONE GESTORE
3.REGISTRARSI In fase di registrazione dovrà essere indicato il CODICE CLIENTE e P. IVA, il sistema chiederà l’inserimento delle informazioni aggiuntive: email(no pec) e password, e lasciare i consensi privacy.
4.Sarà necessario convalidare la registrazione tramite email.
5.Al termine del processo sarà necessario validare dalla casella email indicata la registrazione. Il link HA VALIDAITA 24 ore. Se l’email non ti è arrivata neanche nella posta indesiderata controlla nella cartella dello spam . Eventualmente riprova l’operazione dopo 24h. Se il problema persiste scrivi a fatturazioneip@eslabs.eng.it
D:NON RICORDO LA PASSWORD. COSA DEVO FARE?
R: Se non ricordi lapassword puoi resettarla dal sito
dovrai inserire l’indirizzo email (no pec) inserito in fase di registrazione dalla home di fatturazioneip.gruppoapi.com o dell’app ed accedere alla pagina di RECUPERA PASSWORD dal link
IMPORTANTE La PASSWORD SCADE OGNI 3 MESI
D: COSA OCCORRE FARE AL PRIMO ACCESSO?
R: Al primo accesso che occorrerà fare esclusivamente dal sito
https://fatturazioneip.gruppoapi.com
ti sarà richiesto di:
1. Accettare le condizioni generali del servizio,
2.Specificare l’indirizzo email dell’intermediario che dovrà ricevere i singoli flussi (se carichi in autonomia sul sito dell’Agenzia delle Entrate, potrai indicare il tuo indirizzo email)
3.Potrai scegliere se automatizzare l’elaborazione dei documenti dalle richieste dei clienti del con scontrino o vuoi preventivamente analizzarle e validarle successivamente.
4.Se gestisci più punti vendita potrai in ogni momento abilitare delle persone da te designate per ciascun punto vendita. Potrai inserire un indirizzo email della persona per ciascun punto vendita; il sistema provvederà ad inviare un invito via email da norepy@gruppoapi.com; il delegato da te dovrà provvedere a completare la registrazione al sito seguendo le istruzioni ricevute per email.
D: COME FUNZIONE IL SERVIZIO FATTURAZIONE IP
R:L’accessi via web e via app al sistema Fatturazione IP ti permette di avere a disposizione un sistema per ricevere e inoltrare al tuo intermediario le richieste di fatturazione elettronica dei tuoi clienti. Le funzionalità a disposizione sono:
EMETTI FLUSSO PER FATTURA DA SISTEMA:
Per acquisire i dati per l’invio del flusso XML. La funzionalità è necessaria quando il punto vendita è in modalità Servito e potrai inserire i dati del rifornimento ed identificativi del cliente.Invita i tuoi clienti a registrarsi per agevolare le operazioni di riconoscimento.
Se utilizzi l’App Fatturazione IP come Gestore potrai facilmente acquisire i dati dei tuoi clienti con App tramite la lettura del QRCODE presente nell’APP Fatturazione IP– Clienti
Se i tuoi clienti non sono registrati all’App o al sito potrai acquisire, ai soli fini dell’emissione della fattura i dati che il cliente ti fornirà e sarà necessario mostrare loro l’informativa PRIVACYe verificare la sua presa visione. Ti consigliamo di stampare una copia da tenere sempre con te.
EMETTI FLUSSO DA RICHIESTA CLIENTE TRAMITE SCONTRINO:
Potrai anche rilasciare al cliente lo scontrino della Cassa per procedere a sua cura al caricamento della richiesta.
Le informazioni necessarie al cliente per inserire la richiesta tramite scontrino sono:
1.Numero Scontrino.Se hai uno scontrino bancario inserisci le cifre relative ai valori AUT e eventuale OPER in sequenza. Per gli altri scontrini il numero è esplicitato
2.Punto Vendita. Se non presente sullo scontrino dovrai indicarlo al cliente
3.Data del Rifornimento
4.Tipologia di Prodotto: benzina, gasolio, metano, gpl, …
5.Prezzo al litro. Se non presente sullo scontrino dovrai indicarlo al cliente
6.Importo in €, corrispondente al totale pagato comprensivo di IVA.
7.Litri Erogati. Se non presente sullo scontrino dovrai indicarlo al cliente
PUNTI DI ATTENZIONE: E’ NECESSARIO INSERIRE PER OGNI RICHIESTA UN SOLO SCONTRINO (PER OGNI PRODOTTO ACQUISTATO) FOTOGRAFATO CORRETTAMENTE.
Ti ricordiamo che il sistema non è integrato con i dati di cassa e dovrai inserire le informazioni relative all’erogazione. Non sono ammesse a norma di legge emissione di fatture per pagamenti in contanti ai fini della deducibilità fiscale.
ARCHIVIO RICHIESTE FATTURE:
Potrai effettuare la ricerca per data, numero di documento ed eventuale selezione di punti vendita del flussosia dal sito internet che sull’App
Troverai le Richieste di Fattura dei clienti con il dettaglio.
In caso di più punti vendita, ti verrà specificato da quale utente delegato è stata presa in carico la richiesta del cliente.
Solo sul sito potrai:
Controllare anche le immagini relative agli scontrino
Troverai le eventuali richieste da validare se hai scelto di controllare ogni richiesta
Da Dettagli potrai in ogni momenti inoltrare i dati censiti al tuo intermediario
ATTENZIONE: LA RICHIESTA INSERITA NON E’ANCORA UNA FATTURA. OCCORRERA’ INVIARLA ALL’AGENZIA DELLE ENTRATE PRENDENDO LE INFORMAZIONI PRESENTI NELL’EMAIL CHE RICEVE L’INTERMEDIARIO
GESTIONE DEL PROFILO:
Possono essere modificati solo i dati inseriti e che fanno riferimento al sistema di fatturazione elettronica.
In ogni momento è possibile revocare i consensi privacy facoltativi.
Potrai anche decidere di modificare l’automatizzazione dell’invio del flusso ad ogni richiesta o preventivamente analizzarlo e sbloccarlo anche in un secondo momento
Nel caso di più punti vendita potrai delegare o rimuovere la delega al tuo collaboratore per la lavorazione delle richieste dei clienti.
D: COSA DEVO FARE PER SBLOCCARE LE RICHIESTE DEI CLIENTI DA SCONTRINO SE NON HO AUTOMATIZZATOL’INVIO?
R: La funzionalità è disponibile solo dal sito internet Fatturazione IP https:\\fatturazioneip.gruppoapi.com nella sezione dell’Archivio.
Per Visualizzare le richieste da analizzare prima dell’invio del flusso all’intermediario occorre:
1.procedere alla ricerca dalla sezione dell’Archivio
2.Individuare le richieste con Pulsante Dettaglio a destra della tabella
3.Si aprirà una pagina di elaborazione delle informazioni da riscontrare con lo scontrino precedentemente scaricato per procedere alla validazione e all’invio al proprio INTERMEDIARIO per l’emissione della fattura.
4.Ad operazione effettuata il sistema notificherà l’invio del flusso validato.
Se la richiesta del cliente non è corretta non potrà essere rettificata sul sistema di Fatturazione IP. Se la fattura è già stata emessa, andrà eventualmente fatta una Nota di Credito e caricamento di una nuova Fattura
LA RICHIESTA INSERITA NON E’ANCORA UNA FATTURA. OCCORRERA’ INVIARLA ALL’AGENZIA DELLE ENTRATE PRENDENDO LE INFORMAZIONI PRESENTI NELL’EMAIL CHE RICEVE L’INTERMEDIARIO
D:COSA FARE SE L’INTERMEDIARIO NON RICEVE IL FLUSSO?:
R:I flussi partono da account noreply@gruppoapi.comad ogni richiesta inserita.
Consigliamo di far scegliere come preferito questo indirizzo per evitare che arrivino in posta indesiderata/spam. In caso di problemi e dopo aver verificato che le email non siano nella posta indesiderata/spam,il gestore potrò sempre entrare nella sezione ARCHIVIO, estrarre il flusso XML e trasmetterlo all’intermediario.
Se il problema persiste contattare fatturazioneip@eslabs.eng.it
D: QUALI LE DIFFERENZE TRA APP e IL SITO?
R: Tramite l’App avrai in più la possibilità di riconoscere i clienti con App Fatturazione IP tramite QRCODE, non sono per il momento abilitati altri QRCODE.
Importante ai fini della sicurezza: NON UTILIZZARE lo smartpone e l’app di Fatturazione Elettronica sotto la pensilina!
Inoltre sul sito internet sono disponibili le funzionalità aggiuntive descritte nella sezione Archivio.
D: COSA DEVO FARE SE VOGLIO ESSERE CANCELLATO DAL SERVIZIO?
R:Potrai inviare la tua segnalazione alla nostra casella privacy tramite il formsul sito www.gruppoapi.com ASSISTENZA ON LINESEZIONE PRIVACY https://www.gruppoapi.com/contatti/it/scrivici/privacy .
D: HO RICEVUTO INVITO DAL GESTORE DEL PUNTO VENDITA, A REGISTRARMI COSA OCCORRE FARE?: R: Occorre validare i link e le istruzioni ricevute per email da noreply@gruppoapi.com e completare la registrazione dal sito , potrai utilizzare il Servizio di FATTURAZIONE IP seguendo le istruzioni presenti nelle email che hai ricevuto.
INFO UTILI AI GESTORI PER DARE SUPPORTO AL CLIENTE.
Importante ai fini della sicurezza: NON UTILIZZARE lo smartpone e l’App di Fatturazione Elettronica sotto la pensilina!
D:A COSA SERVE? R: Per tutti i clienti con P. IVA che dal 01/01/2019 avranno necessità di richiedere la Fattura elettronica in sostituzione della scheda Carburante, che non potrà essere più utilizzata. Per i Clienti con carta petrolifera IP non occorrerà procedere alle richieste.
D: QUALI SONO I VANTAGGI DI REGISTRARSI? R: Registrandoti potrai in pochi passaggi richiedere le fatture, senza dover inserire tutte le volte i dati di fatturazione.
D: QUALI DATI SONO NECESSARI PER LA REGISTRAZIONE?R:Prenditi qualche minuto e accedi al sito o scarica l’App Fatturazione IP (disponibile su Apple Store e su Google Play) e vai alla sezione di Registrati come CLIENTE. Sarà necessario inserire le informazioni necessarie ad identificare l’utente tra cui il tuo codice fiscale e una email (non pec), indicare i dati di almeno una targa, la partita iva e i relativi dati societari, accettare i consensi privacy. In ogni momento potrai modificare le informazioni indicate dalla sezione dedicata al profilo.
Ai fini della registrazione sarà necessario validare il link temporizzato (e valido entro 24 h dalla ricezione) che riceverai all’indirizzo email (non pec) indicata. Ricordati che la tua email (non pec) che hai utilizzato sarà la tua utenza per accedere successivamente all’App o dal sito Fatturazione IP .
D: COSA DEVO FARE SE NON HO RICEVUTO L’EMAIL DI CONVALIDA DELLA REGISTRAZIONE?R: Controlla la tua casella email nella sezione spam/posta indesiderata. Le email arriveranno dall’account noreply@gruppoapi.com. Qualora siano trascorse 24 h dalla tua richiesta di utenza potrai nuovamente procedere alla registrazione.
Se il problema persiste contatta il nostro servizio clienti dal sito gruppoapi.com nell’area SCRIVICI (https://www.gruppoapi.com/contatti/it/scrivici/segnalazioni-pv)
D: MI SONO REGISTRATO.COME ACCEDO? R:Una volta registrato, per accedere al sito Fatturazione IP (https://fatturazioneip.gruppoapi.com/home) o dall’app Fatturazione IP dovrai inserire l’indirizzo email (no pec) inserito in fase di registrazione e la password da te scelta.
D: NON RICORDO LA PASSWORD. COSA DEVO FARE?R:Se non ricordi la password puoi resettarla dovrai inserire l’indirizzo email (no pec) inserito in fase di registrazione dalla home di fatturazioneip.gruppoapi.com o dell’app ed accedere alla pagina di Hai dimenticato la password
IMPORTANTE!: La PASSWORD SCADE OGNI 3 MESI
D: MI SONO REGISTRATO E DEVO CAMBIARE EMAIL PER LA LOG IN. COSA OCCORRE FARE?R: Scrivi tramite il sito www.gruppoapi.com ASSISTENZA ON LINE Sezione Privacy (https://www.gruppoapi.com/contatti/it/scrivici/privacy)
D: COSA DEVO FARE SE VOGLIO ESSERE CANCELLATO DAL SERVIZIO? R: Scrivi tramite il sito www.gruppoapi.com ASSISTENZA ON LINE Sezione Privacy (https://www.gruppoapi.com/contatti/it/scrivici/privacy)
D: QUALI SONO I METODI DI PAGAMENTI DA UTILIZZARE PER RICHIEDERE LA FATTURAZIONE ELETTRONICA?R:la deducibilità e la detraibilità Iva delle spese per carburante da parte dei professionisti e delle imprese sarà possibile soltanto se i relativi pagamenti avverranno tramite:
1.Assegni (bancari, postali, circolari e non), vaglia (cambiari e postali)
2.Pagamenti elettronici: es. carte di credito, bancomat, addebito diretto.
D:QUALI SONO I TIPO DI RIFORNIMENTO SUI QUALI POSSO RICHIEDERE LA FATTURA ELETTRONICA? R:Tutti i tuoi rifornimenti effettuati in modalità Self e Servito
D: DOVE E’ POSSIBILE UTILIZZARE IL SERVIZIO DI FATTURAZIONE IP? R: Presso tutti i punti vendita della rete del gruppo api aderenti e registrati al sistema di Fatturazione IP.
D: SE IL GESTORE NON HA IL SERVIZIO DI FATTURAZIONE IP COSA DEVO FARE?R: Comunica le tue informazioni al gestore e procederà ad emettere la fattura.
D: COME SI RICHIEDE LA FATTURA ELETTRONICA CON FATTURAZIONE IP SE MI SONO REGISTRATO? R:
A.Se Utilizzi l’App Fatturazione IP e sei registrato, potrai scegliere dalla Sezione Fatture:
1.Mostra il QRCODE al Gestore:
In questo caso il gestore tramite la sua App Fatturazione IP riconoscerà tutte le informazioni collegate al tuo profilo ed elaborerà la richiesta.
2.Invia la richiesta tramite lo scontrino
Con il TAP su invia richiesta tramite scontrino, occorrerà selezionare la targa e fotografare lo scontrino. Il sistema elaborerà le informazioni che dovrai validare e completare ove necessario.
Le informazioni necessarie sono:
1.Numero Scontrino Se hai uno scontrino bancario inserisci le cifre relative ai valori AUT e eventuale OPER in sequenza. Per gli altri scontrini il numero è esplicitato
2.Punto Vendita. Se non presente sullo Scontrino chiedilo al Gestore
3.Data del Rifornimento
4.Tipologia di Prodotto
5.Prezzo al litro. Se non presente sullo Scontrino chiedilo al Gestore
6.Importo in €, corrispondente al totale pagato comprensivo di IVA.
7.Litri Erogati. Se non presente sullo Scontrino chiedilo al Gestore
PUNTI DI ATTENZIONE: E’ NECESSARIO INSERIRE PER OGNI RICHIESTA UN SOLO SCONTRINO (PER OGNI PRODOTTO ACQUISTATO) FOTOGRAFATO CORRETTAMENTE.
ACCERTATI DI AVER INSERITO I DATI CORRETTI PRIMA DI INVIARE LA RICHIESTA.
B.Se Stai utilizzando il sito Fatturazione IP e sei registrato all’interno dell’area con autenticazione potrai caricare la tua richiesta. Con il click su richiedi fattura, occorrerà selezionare la targa e caricare l’immagine dello scontrino (l’immagine deve avere un formato jpg, jpeg, png o pdf di dimensione massima di 10MB ). Il sistema elaborerà le informazioni che dovrai validare e completare ove necessario. Le informazioni necessarie sono:
1.Numero Scontrino.Se hai uno scontrino bancario inserisci le cifre relative ai valori AUT e eventuale OPER in sequenza. Per gli altri scontrini il numero è esplicitato
2.Punto Vendita. Se non presente sullo Scontrino chiedilo al Gestore
3.Data del Rifornimento
4.Tipologia di Prodotto
5.Prezzo al litro. Se non presente sullo Scontrino chiedilo al Gestore
6.Importo in €, corrispondente al totale pagato comprensivo di IVA.
7.Litri Erogati. Se non presente sullo Scontrino chiedilo al Gestore
PUNTI DI ATTENZIONE: E’ NECESSARIO INSERIRE PER OGNI RICHIESTA UN SOLO SCONTRINO (PER OGNI PRODOTTO ACQUISTATO) FOTOGRAFATO CORRETTAMENTE.
ACCERTATI DI AVER INSERITO I DATI CORRETTI PRIMA DI INVIARE LA RICHIESTA.
C.Se chiedi al Gestore: ti basterà indicare l’email con la quale ti sei registrato presso il sito o l’App di Fatturazione IP
D: SE NON SONO REGISTRATO POSSO RICHIEDERE LA FATTURA? R:
Si, ti basterà accedere al sito o all’App di Fatturazione IP e selezionare la voce RICHIESTA FATTURA CLIENTE NON REGISTRATO A FATTURAZIONE IP. Occorrerà poi inserire tutte le informazioni necessarie per emettere la fattura relative a te alla Partita IVA per la quale chiedi la fattura. I dati richiesti sono:
- Nome
- Cognome
- Ragione sociale
- P. Iva
- codice fiscale (obbligatorio se non è possibile indicare la Partita IVA)
- indirizzo completo
- Targa (eventualmente specificando il numero di matricola per i mezzi a terra)
- Codice identificativo allo SDI
- La PEC se inserita ti permetterà di ricevere la notifica da parte dell’Agenzia dell’Entrate dell’emissione della Fattura.
- Occorrerà prendere visione e accettare l’informativa privacy
Completate le informazioni sarà necessario caricare l’immagine dello scontrino (l’immagine deve avere un formato jpg, jpeg, png o pdf di dimensione massima di 10MB). Il sistema elaborerà le informazioni che dovrai validare e completare ove necessario.
Le informazioni necessarie relativamente allo scontrino sono:
1.Numero Scontrino.Se hai uno scontrino bancario inserisci le cifre relative ai valori AUT e eventuale OPER in sequenza. Per gli altri scontrini il numero è esplicitato
2.Punto Vendita. Se non presente sullo Scontrino chiedilo al Gestore
3.Data del Rifornimento
4.Tipologia di Prodotto
5.Prezzo al litro. Se non presente sullo Scontrino chiedilo al Gestore
6.Importo in €, corrispondente al totale pagato comprensivo di IVA.
7.Litri Erogati. Se non presente sullo Scontrino chiedilo al Gestore
PUNTI DI ATTENZIONE: E’ NECESSARIO INSERIRE PER OGNI RICHIESTA UN SOLO SCONTRINO (PER OGNI PRODOTTO ACQUISTATO) FOTOGRAFATO CORRETTAMENTE.
ACCERTATI DI AVER INSERITO I DATI CORRETTI PRIMA DI INVIARE LA RICHIESTA.
D: QUALI SONO I DATI NECESSARI PER RICHIEDERE LA FATTURA? R: I campi necessari sono
- NOME,
-COGNOME
- P.IVA (secondo le impostazioni UE) o CODICE FISCALE del richiedente,
- INDIRIZZO COMPLETO,
- TARGA (per eventuali mezzi a terra indicare il valore della matrice),
- specificare eventuale regime di SPLIT PAYMENT
- i campi CODICE SDI E EMAIL PEC non sono obbligatori. Inserendo un indirizzo email PEC si avrà la notifica da parte dell’Agenzia delle Entrate del caricamento della Fattura.
- tutti i dati relativi al rifornimento.
D: COSA POSSO INDICARE NEL CAMPO TARGA PER RICHIEDERE UNA FATTURA PER UN MEZZO A TERRA?R: Basterà indicare il numero del Telaio del mezzo per il quale si richiede la fattura.
D: SE HO PAGATO TRAMITE APP DI TERZI IN MODALITA’ MOBILE PAYMENT ABILITATA COME PROCEDO ALLA RICHIESTA DELLA FATTURA ELETTRONICA?R:Verifica che il servizio sia attivo sull’app di pagamento utilizzata e procedi come indicato da quest’ultima. In caso di problemi contatta l’assistenza dell’app di pagamento utilizzata.
D: DOVE TROVO LA FATTURA O LO STATO DI ELABORAZIONE SU FATTURAZIONE IP?:R: Il sistema registra la richiesta di emissione Fattura. Il documento verrà depositato presso il tuo cassetto fiscale secondo i tempi di elaborazione dell’Agenzia delle Entrate.
D: SE E’ TRASCORSO MOLTO TEMPO DALLA RICHIESTA E NON TROVO ANCORA LA FATTURA SULL’AGENZIA DELLE ENTRATE A CHI POSSO CHIEDERE INFORMAZIONI?
R:Se il punto vendita è sempre in modalità SELF scrivi sul sito www.gruppoapi.comASSISTENZA ON LINEsezioneSEGNALAZIONI PUNTI VENDITA (https://www.gruppoapi.com/contatti/it/scrivici/segnalazioni-pv)
Se invece è presente il Gestore chiedi a Lui indicazioni.
D: DOVE POSSO SEGNALARE LE PROBLEMATICHE RELATIVE ALLA MANCATA/ERRATA EMISSIONE DELLA FATTURA?:
R:Se il punto vendita è sempre in modalità SELF scrivi sul sito www.gruppoapi.com ASSISTENZA ON LINE sezione SEGNALAZIONI PUNTI VENDITA (https://www.gruppoapi.com/contatti/it/scrivici/segnalazioni-pv)
Se invece è presente il Gestore chiedi a Lui indicazioni.
D:COME SI CALCOLA L’IVA SULLE FATTURE RELATIVE AL CARBURANTE?:
R:In fattura troverai i prezzi al netto dell’iva al 22%; è inoltre previsto un arrotondamento sul prezzo unitario a 6 decimali dopo la virgola. La voce Imponibile è data dalla quantità per il prezzo unitario cosi rivisto.
Ad esempio con un rifornimento di €12,00, quantità 8.010 e prezzo unitario su scontrino di €1.499 si riceverà una fattura riportante IMPONIBILE €9.84 (al netto dell’IVA) e IMPOSTA(22%) di €2.16.